På senare år har en allt större andel av åkarna gått över till elektroniska körjournaler, istället för att chaufförerna använder manuella körjournaler. Elektroniska körjournaler underlättar på flera sätt, för både arbetsledning och administrativ personal. Dessutom får chaufförerna enkelt ett korrekt löneunderlag, och en rättvisande bild av privata kontra mil i tjänsten för deklarationen.
Tusentals företag använder redan en smart elektronisk körjournal i sina fordon. Det finns inget i lagen som kräver detta, men enligt praxis är körjournal ett viktigt bevismedel när Skatteverket ska beräkna förmånsbeskattning.
GPS håller kollen
Det genomsnittliga priset ligger kring 2.000 kr/enhet, som är GPS-styrd . Man kan använda sig av abonnemang, men det finns också företag som erbjuder körjournaler utan löpande kostnader. En elektronisk körjournal är en enhet som kopplas in i bilen. Den registrerar automatiskt alla körningar, både privata och i tjänsten. Olika modeller fungerar olika, men till exempel har vissa elektroniska körjournaler en knapp man kan trycka på för att markera typ av resa. Det är bra att föra över uppgifterna till en dator med jämna mellanrum, enligt Skatteverket som har särskild information om vad som ska ingå i körjournaler. Det finns några särskilda tillfällen då en automatisk körjournal är det bästa alternativet:
- När det behöver bli tydligt hur mycket en tjänstebil använts privat, för att slippa beskattas för allt drivmedel, inte bara det som gått åt i tjänsten.
- Den som har rätt att bruka en företagsbil privat undantagsvis måste kunna visa att privata mil verkligen är maximalt 100 mil/år. Även här för att undvika förmånsbeskattning.
- Den som kör 3000 mil eller mer med en tjänstebil (förmånsbil) varje år, kan med hjälp av elektronisk körjournal få ett nersatt förmånsvärde, alltså mindre förmånsskatt.
Inte bara privatpersoner och företag utan även i högsta grad offentlig sektor har nytta av detaljerad information. I Kiruna kommun har elektroniska körjournaler utvärderats av kommunens revisorer det senaste året, och informationen i journalerna ses nu som ett effektivt verktyg för uppföljning av ekonomin. Även i Nässjö kommun har det setts positiva effekter av att installera digitala körjournaler, kommunen gjorde en besparing på hela en miljon kronor.
